Continuăm prima parte a ghidului de import de mărfuri cargo din China în România cu un subiect foarte important ca parte a întregului proces și anume, efectuarea formalităților vamale de import.

Atunci când mărfurile dumneavoastră ajung în România, pentru a putea intra în posesia acestora, mai întâi este obligatoriu să treacă printr-un punct vamal, pentru a fi efectuate formalitățile vamale de import, urmând ca marfa să poată fi înregistrată legal ulterior, în contabilitatea companiei.

În eventualitatea în care doriți să intermediem noi acest serviciu, gășiți mai jos lista standard referitoare la documentația necesară  obținerii declarației vamale de import, pentru fiecare tip de transport. Pe lângă această listă standard, autoritatea vamală vă mai poate solicita, după caz, declarația vamală de export din China, dovada plății facturii de marfă către furnizorul din China   ( ordinul de plată care atestă suma plătită către furnizor ), declarații de conformitate/calitate de la furnizor, contract între societatea dumneavoastră și furnizor, etc )

I.

Pentru transportul MARITIM și FEROVIAR de mărfuri, de tip FCL și LCL, va fi nevoie să reveniți cu următoarele documente cu aproximativ o săptămâna înainte de a sosi nava în portul Constanța sau trenul în Polonia:

• factura comercială a mărfii – se va accepta transmiterea ei în format virtual, doar dacă formalitățile vamale de import se vor efectua într-un alt județ în afară de Constanța, iar aceasta trebuie să includă următoarele informații:
  • datele vânzătorului – nume firma, adresa, persoană de contact, telefon, email – informații obligatorii
  • datele cumpărătorului – nume firma, adresa, persoană de contact, telefon, email – informații obligatorii
  • numărul facturii – informație obligatorie
  • denumirea produselor – informație obligatorie
  • numărul de bucăți achiziționate – informație obligatorie
  • harmonized system code (HS code) = cod tarifar pe baza căruia se va stabili încadrarea vamală a produselor și astfel, cu ajutorul acestora, veți afla procentajul taxelor vamale ce se vor achita către statul român – informație opțională
  • moneda în care s-a efectuat plata către vânzător – informație obligatorie
  • totalul sumei achitate către furnizor – informație obligatorie
  • condiția de livrare ( EXW, FOB, FCA, etc. + numele portului de încărcare sau a orașului de unde s-a preluat marfa – de exemplu: EXW Hebei, FOB Shanghai, etc. ) – informație obligatorie
  • țara de proveniență a mărfii – informație obligatorie
    • ATENȚIE ! Pentru formalitățile vamale de import definitiv, nu se acceptă facturi proforme sau poziții din factură cu valoare 0!
• packing list / lista de coletaje / lista de împachetare a mărfii – se acceptă transmiterea ei în formăți virtual – și va trebui să conțină următoarele informații:
  • numărul total de colete – informație obligatorie
  • greutatea brută și netă totală a acestora – informații obligatorii
  • dimensiunile coletelor sau volumul total al acestora – informație obligatorie
  • datele vânzătorului – nume firma, adresa, persoană de contact, telefon, email – informație obligatorie
  • datele cumpărătorului – nume firma, adresa, persoană de contact, telefon, email – informație obligatorie

• factura comercială tradusă în limba română, semnată și ștampilată de către un angajat sau administratorul firmei importatoare – se poate transmite în format virtual în condițiile în care formalitățile vamale de import nu vor fi efectuate în județul Constanța; traducerea trebuie să fie una lizibilă, cât mai concretă, să se specifice din ce materiale sunt confecționate produsele, eventual să se menționeze pe traducere la ce folosesc produsele, a se preciza pe traducere dacă produsele au marca și să se specifice numele acelei mărci; în plus, în eventualitatea in care produsele au marca, vă mai rugăm să ne puneți la dispoziție documentele care atestă faptul că sunteți autorizat de către titularul mărcii să comercializați marca respectivă; dacă  produsele NU au marca, să se noteze pe traducerea facturii mesajul „fără marcă”; NU trebuie să traduceți factura la un traducător autorizat !
• bill of lading ( BL ) / conosamentul – este documentul care însoțește marfa transportată, iar pe acesta apar următoarele informații:
  • numărul BL-ului;
  • numele vânzătorului;
  • numele cumpărătorului;
  • lista de coletaj ( numele produselor, numărul coletelor, greutatea brută și totală a acestora, volumul total al mărfii );
  • agentul prin care va sosi marfa în Constanța sau în Polonia;
  • numele portului de încărcare;
  • numele portului de descărcare;
  • data la care a fost emis;
  • data plecării navei din portul de la origine;
  • modalitatea prin care a fost achitată marfă;
  • numărul container-ului în care a fost încărcată marfa dumneavoastră;
• Tipuri de BL:
  1. Telex release / Surrender / Sea way bill – în format virtual, transmisibil prin oricare cale virtuală ( email, chat, etc ); este de preferat să agreați această formă a BL-ului cu furnizorul întrucât este mai ușoară că și operativitate în ceea ce privește procesul de import;
  2. Original – în format tipărit, pe hârtie – unde furnizorul vă poate percepe o taxă suplimentară pentru expedierea lui printr-o firma de curierat internațional; totodată, dacă acest document se va pierde sau importatorul nu îl va primi din varii motive, atunci NU veți putea intra în posesia bunurilor; mai mult, dacă acest document va fi trimis prea târziu de către furnizor spre dumneavoastră, atunci veți putea achita taxe de depozitare până ce îl veți putea pune la dispoziție autorităților în vederea efectuării  formalităților vamale de import; totodată, după ce intrați în posesia documentului, va trebui să îl expediati mai departe printr-o firmă de curierat internă către comisionarul nostru vamal, și nici acest aspect nu este de preferat întrucât se va pierde din nou timp.
• copie scanată după certificatul de înregistrare al companiei dumneavoastră de la  Registrul Comerțului (CUI), transmisibilă virtual – condiție obligatorie la prima colaborare
• copie scanată după certificatul de înregistrare în scopuri de TVA (CIF) – condiție obligatorie la prima colaborare, dacă compania  dumneavoastră este plătitoare de TVA
• numărul EORI – este un număr unic în Uniunea Europeană, pe care autorităţile vamale membre îl atribuie operatorilor economici, dar şi persoanelor fizice, în vederea utilizării acestuia la toate operaţiunile vamale derulate de acestea pe întreg teritoriul Uniunii Europene; este de preferat să îl obțineți din timp, până să sosească mărfurile  dumneavoastră în România, pentru a nu avea taxe de depozitare sau pentru a nu întârzia livrarea mărfii; vom vorbi pe larg mai multe despre numărul EORI într-un articol separat ( cum se poate obține, scopul și costul acestuia, etc ) – la prima colaborare transmiterea numărului EORI valabil, este o condiție obligatorie.
• împuternicire de vămuire – este absolut necesară în vederea efectuării formalităților vamale de import; se va transmite doar la prima colaborare și se va completa cu datele companiei importatoare, cu valabilitate până la finele anului în curs, se va semna și ștampila de catre administratorul companiei sau de către un angajat delegat; aceasta se poate transmite pe cale virtuală doar dacă formalitățile vamale de import nu se vor efectua în județul Constanța; aceasta va trebui din nou transmisă cu informațiile de mai sus doar dacă  se schimbă anul calendaristic.

ATENȚIE !

1. Toate datele trebuie să corespundă între ele, pe factura comercială, packing list, CUI, CIF, număr EORI ! Trebuie să apară același nume de firmă , să fie aceeași adresă ; în cazul în care documentele comerciale sunt emise pe altă adresă  față de cea a sediului social conform CUI/CIF, se vor pune la dispozite documente justificative pentru diferențe ( de exemplu: certificat constantator sau punct de lucru).
2. Dacă sediul social sau punctul de lucru al companiei dumneavoastră este pe raza județului Constanța sau doriți să efectuați formalitățile vamale de import în Constanța din varii motive, atunci pentru efectuarea acestora, va trebui să transmiteți într-un plic toate documentele de mai sus în original, comisionarului vamal, detaliile acestuia din urmă fiindu-vă indicate de către noi anterior sosirii navei in Constanța sau a trenului in Polonia.

II.

Pentru transportul AERIAN, vor fi necesare efectuării formalităților vamale de import, documentele de mai jos, ce vă vor fi solicitate cu două-trei zile înainte de a ajunge marfa în Otopeni.  În plus, setul de documente de mai jos va fi completat cu House Air Way Bill ( HAWB ), Master Air Way Bill ( MAWB ) , precum si Manifest. Aceste documente le vom obține noi direct de la partenerii din China, astfel că vă ușurăm munca dumneavoastră.

• factura comercială – condiție obligatorie la fiecare colaborare
• packing list – condiție obligatorie condiție obligatorie la fiecare colaborare
• factura tradusă, semnată și ștampilată – condiție obligatorie la fiecare colaborare
• copie CUI, CIF, număr EORI – condiție obligatorie doar la prima colaborare
• împuternicire de vămuire – condiție obligatorie doar la prima colaborare

Pe baza setului de documente transmis de către dumneavoastră, comisionarii vamali parterneri vor întocmi calculația taxelor vamale și a TVA-ului, urmând să primiți pe email de la noi un fișier de tip „Word” unde veți regăsi conturile de trezorerie aferente fiecărei taxe și sumele de achitat în dreptul acestora, către statul român, în vederea obținerii liberului de vamă.

Foarte important de reținut este faptul că sumele de plată transmise pentru taxele vamale și TVA sunt formate din valoarea cumulată a facturii de achiziție a bunurilor din China + valoarea facturii de transport din China în Europa.

După efectuarea plăților, aveți obligația să reveniți cu ordinele de plată separat, pentru fiecare taxă, pentru a putea completa dosarul ce urmează a fi înaintat de către comisionar, autorităților vamale.

După caz, taxele vamale pot fi 0%, prin urmare veți avea de achitat doar TVA și de transmis un singur ordin de plată.

Pentru că ordinele de plată transmise să fie acceptate de către biroul de contabilitate al vămii, trebuie ca acestea să aibă statusul „procesat” afișat pe documentul emis de către banca dumneavoastră.

Alt aspect de reținut este faptul că biroul de contabilitate al vămii NU acceptă poze sau alte modalități în acest fel, ca dovadă a efectuării plăților de taxe vamale și de TVA, către statul român.

După obținerea liberului de vamă, veți primi pe email, în format virtual, sau fizic, în format tipărit pe hârtie, declarația vamală de import, pe care trebuie să o păstrați în arhiva documentelor companiei dumneavoastră.

Pe baza experienței acumulate, durata estimativă a obținerii liberului de vama este de doar 24/48 de ore în zilele lucrătoare, pentru fiecare tip de transport, excepție fiind atunci când autoritatea vamală solicită documente suplimentare ce nu pot fi obținute sau transmise în timp util.

De reținut, este faptul ca in zilele de Vineri,  toate birourile vamale din România au program scurt, iar în weekend sau atunci când sunt sărbători legale, acestea NU lucrează.